Nieuwe leider in je organisatie? 5 tips voor een goede virtuele start
Begint er binnenkort een leider op een cruciale positie in jouw organisatie? Best een uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat hij/zij tijdens ‘remote working’ snel up & running is? Juist in tijden van crisis wil je dat hij/zij snel productief is. In crisistijd gaat het niet alleen om de eerste 100 dagen, maar eerder nog om de eerste 100 uur.
Maak er geen ‘zwemmen of verzuipen’ van
De meeste organisaties komen nog wel zover dat alle technische faciliteiten voor de eerste officiële werkdag op orde zijn, zoals een werkende laptop met toegang tot alle relevante informatie (alhoewel…). Maar dat is niet genoeg. Dan begint het onboarden pas.
Er zijn concrete dingen die je kunt doen om jouw nieuwe leider effectief aan boord te brengen. Deze 5 tips helpen hun transitie te versnellen.
1. Zorg voor duidelijkheid
Extra duidelijk zijn over de doelstellingen biedt houvast in turbulente tijden. Focus daarbij niet alleen op de lange termijn, maar nu juist ook op de korte termijn. Je helpt je nieuwe leider goed in het zadel door specifiek aan te geven hoe hij/zij meteen al waarde kan leveren. Niet alleen WAT, maar ook HOE.
Mocht je nieuwe leider zijn aangenomen in de periode voor de crisis, vergeet dan niet expliciet stil te staan bij wat ondertussen is veranderd.
2. Check vaker in
Hoe ervaren je nieuwe leider ook is, het feit dat hij/zij zich op afstand moet inwerken, geeft extra uitdagingen. Nieuwe leiders willen graag snel hun waarde toevoegen. Het kan frustrerend zijn voor een leider die normaal ‘self-starting’ is om nu afhankelijk te zijn van anderen. Het is niet moeilijk om je dan snel geïsoleerd te voelen. Realiseer je dit misschien niet snel te horen krijgt, omdat een nieuwe leider zich graag eerst ‘wil bewijzen’. Check dus vaker in dan je normaal zou doen om te kijken hoe het met hem/haar gaat.
3. Help hen zichtbaar te worden en de juiste personen te spreken
Het is voor een nieuwe leider lastig om zichtbaar te worden, terwijl die behoefte en noodzaak er wel is. Even bij een collega langs lopen of een praatje bij de koffiemachine is er nu niet bij. Daarnaast zijn mensen in de organisatie druk met de crisis en beperkt beschikbaar om je nieuwe leider te ondersteunen.
Zorg dat je organisatie van tevoren goed op de hoogte is van zijn/haar komst. Stuur al voor de eerste werkdag een aankondiging rond met daarin een persoonlijke introductie.
Je helpt je leider op weg door alvast afspraken in te plannen met de belangrijkste stakeholders. Geef hem/haar daarbij ook relevante achtergrondinformatie, zoals de belangen en strategische agenda van desbetreffende stakeholders.
4. Briefing op teamleden en team dynamiek
Een goede relatie opbouwen met zijn/haar team is één van de prioriteiten van elke nieuwe leider. In deze tijd kennismaken met teamleden via videocalls geeft uitdagingen en beperkingen: zo is het lastiger om snel een relatie op te bouwen omdat de informele en vluchtige contacten in de wandelgang ontbreken. Ook is het niet mogelijk om als een ‘fly on the wall’ nieuwe collega’s en teamleden en de onderlinge dynamiek te observeren om te leren ‘hoe de dingen hier gaan’.
Demotivatie en conflicten kunnen in een virtueel team escaleren zonder dat je het als leidinggevende doorhebt. Leidinggeven op afstand is extra uitdagend al je je team nog niet kent. Geef je nieuwe leider een goede start met een grondige briefing over zijn/haar teamleden, de historie en team dynamiek.
5. Onboarding buddy
De belangrijkste oorzaak van het niet succesvol zijn van nieuwe leiders is het te laat onderkennen van de cultuur. Door een ‘onboarding buddy’ te benoemen, bijvoorbeeld een mede-MT lid, kun je dit voorkomen. Een onboarding buddy is overigens voor elke nieuwe medewerker waardevol, maar juist voor nieuwe leiders belangrijk om snel inzicht te krijgen in de cultuur en informele processen: “zo doen wij dingen en zo krijgen je zaken hier voor elkaar”.