Reis jij regelmatig naar je werk? Dan is er goed nieuws. In 2025 verandert de reiskostenvergoeding voor woon werkverkeer. Wat betekent dat voor jouw portemonnee, of voor je HR beleid? In deze korte update lees je wat er wijzigt, voor wie het geldt en wat je vandaag al kunt regelen.
Wat verandert er in 2025
De kern is eenvoudig. Er komt meer fiscale ruimte voor een onbelaste reiskostenvergoeding en er kunnen voorwaarden worden aangescherpt of verduidelijkt.
De maximale onbelaste vergoeding per kilometer wordt per 2025 aangepast.
Voor openbaar vervoer blijft vergoeding van werkelijke kosten mogelijk, met bewijsstukken.
Er kunnen overgangsregels en ingangsdata gelden.
Definitieve bedragen en uitzonderingen check je altijd bij de Belastingdienst of je salarisadministratie.
Let op: organisaties moeten payroll en declaratiesystemen tijdig bijwerken zodat vergoedingen vanaf januari goed lopen.
Voor wie geldt dit
De wijziging raakt vrijwel iedereen die reist voor werk.
Werknemers met woon werkverkeer, vast of variabel.
Werkgevers, HR en Finance die vergoedingen beheren.
Medewerkers met hybride afspraken.
Medewerkers met een vaste vergoeding of op declaratiebasis.
Zzp’ers hebben andere fiscale regels, maar dit is relevant wanneer je op locatie werkt en kosten doorbelast.
Zo werkt de vergoeding in 2025
Kort en begrijpelijk uitgelegd.
Per kilometer: tot het fiscale maximum onbelast. Alles daarboven is belast of valt in de vrije ruimte van de WKR.
Openbaar vervoer: vergoeding van werkelijke kosten op basis van inkoopbewijzen of een abonnement.
Vaste vergoeding of declaraties: een vaste maandvergoeding past bij stabiele reisdagen. Declareren is logisch bij wisselende reisdagen.
Fiets en elektrische fiets: vaak te combineren met openbaar vervoer. Sommige werkgevers bieden een fietsregeling of leasefiets.
Thuiswerk en reisdagen: leg per dag vast of je thuiswerkt of reist. Kies een simpele manier die vol te houden is, zoals een app of een korte maandelijkse registratie.
Wat betekent dit voor werknemers
Controleer je arbeidsovereenkomst en personeelsreglement op vergoedingen en spelregels.
Check je loonstrook van januari en februari 2025. Kloppen het bedrag en het aantal reisdagen.
Bewaar ov bewijzen of registreer kilometers consequent.
Overweeg optimalisaties:
Een passend ov abonnement.
Een fietsvergoeding of leasefiets.
Slim plannen van kantoordagen bij hybride werken.
Neem contact op met HR als je reisdagen structureel veranderen of de vergoeding niet klopt.
Wat betekent dit voor werkgevers en HR
Directe acties:
Update payroll instellingen en declaratiesystemen naar de grenzen van 2025.
Herijk het beleid: vaste vergoeding of declaraties, regels voor hybride werken, bewijsvoering en controles.
Communiceer helder wat verandert, wanneer het ingaat en wat jullie regelen.
Administratie en compliance:
Zorg voor aantoonbare, AVG proof registratie van reisdagen en routes op een manier die past bij de organisatie.
Controleer de vrije ruimte in de WKR en de impact van hogere vergoedingen.
Mobiliteitsbeleid:
Stimuleer duurzame keuzes zoals ov en de e bike, zonder extra rompslomp voor medewerkers.
Maak een eenvoudige keuzehulp of flowchart zodat iedereen snel weet wat te kiezen.
Praktische scenario’s
Scenario 1, auto, 30 kilometer enkele reis, 3 dagen per week
Vaak loont een vaste vergoeding als je ritten stabiel zijn. Controleer of het bedrag aansluit bij het fiscale maximum en het juiste aantal reisdagen.
Scenario 2, ov met trajectabonnement, 4 dagen per week
Vergoeding van werkelijke kosten op basis van het abonnement. Leg vast op welke dagen je reist en bewaar je abonnementsgegevens.
Scenario 3, fiets plus ov, 2 tot 3 dagen per week, hybride
Combineer een fietsregeling met ov declaraties. Kies een simpele registratie per dag, bijvoorbeeld via een app.
Scenario 4, volledig variabele reisdagen, projectmatig
Declareren per rit is het meest logisch. Werk met heldere regels voor wat wel en niet vergoed wordt en welke bewijsstukken nodig zijn.
Veelgestelde vragen
Gaat de vergoeding automatisch omhoog of omlaag per 2025
Alleen als jouw werkgever de nieuwe grenzen doorvoert. Check je loonstrook.
Mag ik meer uitkeren dan het onbelaste maximum
Ja, maar het meerdere is belast of gaat ten koste van de vrije ruimte in de WKR.
Hoe combineer ik thuiswerkvergoeding met reiskosten
Je mag per dag óf thuiswerkvergoeding óf reiskostenvergoeding toepassen. Registreer per dag wat van toepassing is.
Moet ik dagelijks mijn reizen registreren
Bij variabele dagen wel. Bij een vaste vergoeding moet je aannames onderbouwen en wijzigingen tijdig doorgeven.
Wat als mijn woon werk situatie halverwege het jaar verandert
Meld het direct bij HR. Pas je vaste vergoeding of declaraties aan zodat je correct vergoed wordt.
Checklist voor vandaag
Werknemers:
Check je woon werkafstand en je gebruikelijke reisdagen.
Zet een eenvoudige registratie op in een app of spreadsheet.
Lees het mobiliteitsbeleid 2025 van je organisatie.
Werkgevers en HR:
Pas payroll instellingen aan op de 2025 regels.
Werk beleid, FAQ en intranetbericht bij.
Test declaratieprocessen en rapportages en train managers in het nieuwe proces.
Kort samengevat en wat nu
Per 2025 veranderen de spelregels rond de reiskostenvergoeding. Dat raakt je netto vergoeding, je administratie en je mobiliteitskeuzes. Met een paar gerichte acties ben je in een keer up to date. Blijf alert op de officiële bedragen en uitzonderingen via de Belastingdienst en je salarisdienstverlener.
