)
De werkcultuur komt steeds meer centraal te staan en daarbij groeit ook de aandacht voor het welzijn van werknemers. Ongewenst gedrag zoals intimidatie, pesten en conflicten komt helaas nog regelmatig voor. Werknemers hebben soms behoefte aan een neutraal en vertrouwd aanspreekpunt om dergelijke kwesties te bespreken. Hier komt de rol van de vertrouwenspersoon in beeld, en in veel gevallen kan een externe vertrouwenspersoon een betere oplossing bieden dan een interne.
Wat is een externe vertrouwenspersoon?
Een externe vertrouwenspersoon is een onafhankelijk expert die ondersteuning biedt aan medewerkers die te maken hebben met ongewenste situaties op de werkvloer. Dit kan gaan om pesten, discriminatie, seksuele intimidatie of arbeidsconflicten. In tegenstelling tot een interne vertrouwenspersoon werkt een externe vertrouwenspersoon niet binnen het bedrijf zelf, maar wordt deze ingehuurd vanuit een onafhankelijke organisatie of als zelfstandig professional. Deze onafhankelijkheid zorgt ervoor dat de vertrouwenspersoon objectief blijft en geen belangenconflicten heeft.
De rol van de externe vertrouwenspersoon is breed en omvat zowel luisteren naar de zorgen van medewerkers als hen adviseren over mogelijke stappen. Ze kunnen helpen bij het opstellen van een formele klacht of optreden als tussenpersoon in lastige situaties. Daarnaast garanderen ze volledige vertrouwelijkheid en anonimiteit, wat cruciaal is om werknemers een gevoel van veiligheid te bieden bij het bespreken van gevoelige kwesties.
Waarom is een externe vertrouwenspersoon belangrijk voor je bedrijf?
Verhoogt vertrouwen en veiligheid op de werkvloer
Medewerkers voelen zich veiliger om hun zorgen te uiten als ze weten dat er een objectief en onafhankelijk aanspreekpunt beschikbaar is. Een interne vertrouwenspersoon kan soms onbedoeld een barrière vormen, omdat werknemers bang zijn voor gebrek aan discretie of beïnvloeding door interne bedrijfspolitiek. Een externe vertrouwenspersoon neemt deze zorgen weg en biedt een neutrale plek voor werknemers om hun verhaal te doen. Dit bevordert niet alleen een cultuur van openheid, maar versterkt ook het vertrouwen van medewerkers in hun werkgever.
Voorkomt escalatie van problemen
Wanneer problemen tijdig worden gesignaleerd, kunnen escalaties worden voorkomen. Een externe vertrouwenspersoon kan kwesties in een vroeg stadium oppakken en medewerkers begeleiden naar een oplossing. Dit voorkomt langdurige conflicten die niet alleen stressvol zijn voor de betrokkenen, maar ook schadelijk kunnen zijn voor de organisatie. Door een preventieve aanpak kan het bedrijf kosten besparen op juridische procedures en verlies van productiviteit.
Voor welke situaties kunnen medewerkers een externe vertrouwenspersoon inschakelen?
Werknemers kunnen een externe vertrouwenspersoon inschakelen bij diverse situaties die hun welzijn en functioneren op het werk beïnvloeden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie of seksuele intimidatie. Dergelijke situaties kunnen een enorme impact hebben op iemands mentale en emotionele gezondheid, en het bespreken ervan met een onafhankelijk persoon kan een belangrijke eerste stap zijn naar herstel.
Naast ongewenst gedrag kan een externe vertrouwenspersoon ook ondersteuning bieden bij arbeidsconflicten of integriteitskwesties, zoals het melden van misstanden (klokkenluiden). Zelfs psychosociale klachten zoals stress of burn-out vallen binnen hun expertise. Door een breed scala aan kwesties te dekken, fungeert een externe vertrouwenspersoon als een waardevolle schakel in het waarborgen van een veilige en ondersteunende werkomgeving.
Hoe kies je de juiste externe vertrouwenspersoon voor je bedrijf?
Bij het selecteren van een externe vertrouwenspersoon zijn er verschillende factoren waarmee je rekening moet houden. Een van de belangrijkste is certificering en ervaring. Een goede vertrouwenspersoon is getraind in gesprekstechnieken, vertrouwelijkheid en juridische kennis over de rechten van werknemers. Dit stelt hen in staat om werknemers professioneel en effectief te begeleiden.
Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar de beschikbaarheid en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon. Werknemers moeten snel en eenvoudig contact kunnen opnemen, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of persoonlijke afspraken. Tot slot is het goed om samen te werken met een organisatie of professional die regelmatig terugkoppeling geeft over hun werkzaamheden, zonder de vertrouwelijkheid van medewerkers te schenden. Dit helpt om de samenwerking en effectiviteit te evalueren en te verbeteren.
Praktische voordelen van een externe vertrouwenspersoon
Het inzetten van een externe vertrouwenspersoon biedt niet alleen emotionele en morele voordelen, maar ook praktische. Een externe partij kan interne middelen en tijd besparen doordat HR en leidinggevenden zich minder bezig hoeven te houden met complexe of gevoelige kwesties. Dit geeft de organisatie de ruimte om zich te richten op haar kernactiviteiten.
Daarnaast versterkt de aanwezigheid van een externe vertrouwenspersoon de reputatie van het bedrijf als een veilige en ondersteunende werkgever. Dit heeft een positief effect op employer branding, wat belangrijk is in een krappe arbeidsmarkt waarin talent kiezen kan. Bedrijven die investeren in het welzijn van hun medewerkers, trekken niet alleen talent aan maar behouden het ook langer.
Benieuwd ook of een vertrouwenspersoon verplicht is in 2024? Nee dan eens een kijkje op de website van Partners in Vertrouwen.
)
)
)
)
)