Geldt de AVG nu ook of is in tijden van corona alles geoorloofd?

Dit artikel is mede tot stand gekomen door de Coronakrant
Door: Nelleke de Langen

Bedrijven die nog wel open zijn en de temperatuur van medewerkers meten bij binnenkomst. Een werkgever die zijn zieke medewerker vraagt of hij besmet is. Zorgpersoneel uit voorzorg testen. Een vastgestelde coronabesmetting registreren in het personeelsdossier. Het is maar een greep uit de verhalen die mij bereikten de afgelopen dagen en weken. Maar wat mag een werkgever nu wel en wat niet? Lees het in deze Q&A.

1. Mag ik vragen wat mijn zieke medewerker mankeert?

Nee, dat mag niet. Vaak vertellen medewerkers dit uit zichzelf, maar je mag de oorzaak van de ziekte dan niet registreren of anderszins vastleggen. De enige informatie die je als werkgever mag opvragen én vastleggen is:

• het telefoonnummer waarop de medewerker te bereiken is en wat het (verpleeg)adres is;

• hoe lang de ziekte vermoedelijk gaat duren;

• wat de lopende werkzaamheden en afspraken van de medewerker zijn;

• of de ziekte van de medewerker verband houdt met een arbeidsongeval;

• of er sprake is van een verkeersongeval met de mogelijkheid tot verhaal van schade op een andere partij;

• of de medewerker onder één van de vier vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet. De medewerker hoeft daarbij niet altijd te vermelden onder welke regeling hij/zij valt.

2. Mijn medewerker werkt thuis en zegt dat hij ziek is. Ik heb daar twijfels over. Mag ik langsgaan om te controleren of mijn medewerker wel echt ziek is?

Nee, dat mag je zelf niet doen. Je mag wel de arbodienst of bedrijfsarts vragen om te controleren of de medewerker daadwerkelijk ziek is. Al houden de meeste bedrijfsartsen op dit moment alleen telefonische spreekuren en vinden er geen huisbezoeken of spreekuren op locatie plaats.

In uitzonderlijke gevallen kun je bijvoorbeeld een recherchebureau inhuren om te controleren of de medewerker ziek is. Daarvoor moet je dan wel een zwaarwegende reden hebben. Bijvoorbeeld een sterk vermoeden dat de medewerker ergens anders aan het werk is. Bovendien is de inzet van een recherchebureau vaak kostbaar en is het om die reden niet interessant om ze bij ieder twijfelgeval in te zetten.

3. Mag ik de temperatuur van mijn medewerkers meten of medewerkers anderszins controleren op coronagerelateerde klachten?

Nee, dat mag je zelf niet doen. Als er al een medische controle moet worden uitgevoerd, dan is die controle voorbehouden aan de arbodienst of (bedrijfs)arts. Die arts moet de medewerker vervolgens informeren over de uitkomst van de controle.

4. Mag ik een vastgestelde coronabesmetting registreren? Maakt het daarbij uit of mijn medewerker daarvoor toestemming geeft?

Je mag niet vastleggen of een medewerker besmet is met corona. Ook niet als de medewerker dit uit zichzelf vertelt of toestemming geeft voor de registratie van zijn besmetting. Als een (bedrijfs)arts het coronavirus vermoedt of vaststelt, moet hij/zij dit onmiddellijk melden bij de GGD. Hij is daartoe op grond van de Wet publieke gezondheid verplicht.

5. Mag de bedrijfsarts of een andere arts mij laten weten of een medewerker besmet is?

Nee, in beginsel niet. Artsen zijn gebonden aan het medisch beroepsgeheim. Zij mogen melden dat een werknemer ziek is en wat de vermoedelijke duur van de ziekte zal zijn, maar zij mogen de oorzaak van de ziekte niet vermelden. Dit is anders als de werknemer uitdrukkelijk toestemming geeft. Dan mag de arts wel melden dat de werknemer besmet is.

6. Mag ik collega’s van een besmette medewerker over de besmetting informeren?

Nee, dat mag in beginsel niet met naam en toenaam. Je mag medewerkers wel laten weten dat er een besmette collega is, maar waarborg daarbij de privacy van de besmette medewerker. Als je de naam van de besmette medewerker wel wilt noemen, vraag de medewerker dan om zijn collega’s zelf te informeren of vraag expliciete toestemming aan de werknemer. Je mag de medewerker uiteraard niet onder druk zetten.

7. Mag ik de zakelijke e-mail van een zieke medewerker controleren?

Ja, dat mag als dit noodzakelijk is om het werk door te laten gaan. Je mag dan ook alleen de zakelijke e-mails lezen en niet de privémails van de werknemer, ook al staan die in de zakelijke e-mailbox. Als er overigens een andere manier is om de voortgang van het werk te waarborgen, dan moet je daarvoor kiezen.

Het is handig om in personeelsbeleid vast te leggen dat de e-mail wordt gecontroleerd bij ziekte.

8. Mag ik controleren of mijn thuiswerkende medewerkers wel ‘echt’ werken?

Je mag controles uitoefenen die je normaal gezien op de werkvloer ook uitoefent. Maar je mag dus geen extra controles uitvoeren die een medewerker iedere minuut van de dag monitoren. Zeker niet als de productiviteit van de medewerkers ook op een andere manier gemeten kan worden.

9. Mag ik dan helemaal niks meer (op vraag 7 na dan)?

De AVG-regels zijn streng en de Autoriteit Persoonsgegevens past deze heel strikt toe. Wel zien we dat ook de controlerende instanties benadrukken dat werkgevers niet te veel beren op de weg moeten zien. Op 19 maart publiceerde het Europees Comité voor gegevensbescherming hierover nog een persbericht met richtlijnen over de AVG in tijden van corona. Helaas verwijzen deze richtlijnen voornamelijk naar nationale wetgeving en die is in Nederland niet erg ruim.

TIP Natuurlijk is niet alles geoorloofd in tijden van corona. Werkgevers moeten zich houden aan de regels, die inmiddels -gelukkig- iets duidelijker zijn. Wees vooral ook praktisch in deze tijd, met respect voor de privacy van je medewerkers.