8 mei 2020

CoronaHRM

Afzetlint, kuchschermen en andere onmisbare zaken in het 1,5 meter kantoor – door SalarisNet

In de 1,5 meter samenleving moet het kantoor er heel anders uitzien dan vóór de coronacrisis. Het is zaak om nu actie te ondernemen om straks klaar te zijn als de kantoren langzaam aan weer open kunnen. We geven je een paar praktische zaken om over na te denken.

Op dit moment werken de meeste mensen thuis en zijn de kantoren nagenoeg verlaten. Maar wat als na deze intelligente lockdown de maatregelen worden versoepeld en mensen weer voorzichtig aan naar kantoor kunnen?

Nieuwe inrichting werkvloer noodzakelijk

We weten inmiddels dat thuiswerken heel goed mogelijk is, maar ook dat het heel prettig is om de ander regelmatig in de ogen te kijken. Beide vormen van werken, thuis en op kantoor, zullen dus naast elkaar blijven bestaan. Daarbij kan het zijn dat mensen in shifts afwisselend thuis en op kantoor gaan werken. Of dat medewerkers de ene dag langer werken en de volgende dag vrij zijn.

Hoe dan ook, het is onvermijdelijk dat op kantoor veel minder werkplekken gebruikt kunnen worden en dat je werkvloeren anders moet gaan inrichten. Hoe de kantoren er straks zullen uitzien zal moeten blijken als we er echt in gaan werken. Maar er zijn nu al heel simpele maatregelen die je kunt nemen om je voor te bereiden.

Geheugensteuntjes

Je zou denken dat iedereen intussen wel gewend is aan de anderhalve meter afstand, maar het kan geen kwaad om mensen ook op kantoor eraan te herinneren dat ze de regels in acht moeten nemen. Bij de ingang kun je bijvoorbeeld een inloopmat leggen met een tekst over afstand houden, of zelfs een waarschuwingsbord. Bovendien kun je op strategische plekken door het kantoor heen stickers op deuren en ramen plakken die collega’s weer op scherp zetten. Zo zijn er stickers in allerlei soorten en maten die mensen op het hart drukken anderhalve meter afstand te houden.

Daarnaast zijn er stickers die collega’s eraan herinneren dat ze geen handen moeten schudden, in de binnenkant van de elleboog moeten niezen en dat ze hun handen regelmatig moeten wassen. Al dat soort stickers zijn er overigens niet om te plakken op ramen, deuren en wanden, maar ook om te gebruiken op vloeren. Je kunt er voor kiezen om die verschillende stickers door elkaar te gebruiken.

Koffie

Een plek waar anderhalve meter afstand moeilijk te bewaren is, is het gebied bij de koffieautomaat. Er zullen bedrijven zijn waar deze wordt gesloten en de koffie weer rondgebracht gaat worden, net als in de jaren ’80. Maar als dat bij jouw organisatie niet het geval is, dan is het zaak om op de grond duidelijk aan te geven wat anderhalve meter is. Hiervoor zijn weer speciale markeringsstickers, zoals je die ook in winkels ziet. Plak die (liefst iets meer dan) anderhalve meter van elkaar op de vloer, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht, ook terwijl ze gemoedelijk staan bij te kletsen.

Eenrichtingsverkeer

Het nieuwe kantoor moet sowieso ruimer worden opgezet. Daarbij horen misschien bredere paden tussen de werkplekken door. Maar niet in elk kantoor is het mogelijk om paden van twee of zelfs tweeëneenhalve meter breed te creëren. Dan is het wellicht een idee om eenrichtingsverkeer in te voeren, zodat mensen niet ongemakkelijk langs elkaar heen hoeven te schuifelen. Ook dit kun je aangeven met stickers op de vloeren. Er zijn bijvoorbeeld vloerstickers met pijlen voor ruwe en gladde vloeren. Ze zijn er in geel en blauw. Daarnaast kun je denken aan voetstapstickers die halverwege het gangpad nog eens de ernst van de situatie benadrukken.

Bedenk overigens goed hoeveel geheugensteuntjes je mensen wilt geven. Het moeten er genoeg zijn, maar ook weer niet te veel. Bij een overkill aan waarschuwingen houden mensen continu een onveilig gevoel en dat kan stressbevorderend werken. Wees dus duidelijk, maar overdrijf het niet. Mochten mensen zich toch niet aan de regels houden, dan kun je later altijd nog extra waarschuwingen toevoegen.

Werkplekken

De bureaus zullen waarschijnlijk anders moeten worden neergezet. Of, als wordt gewerkt met blokken van vier of zes bureaus, dan ontkom je er niet aan om per blok twee of drie bureaus niet toegankelijk te maken. Dit doe je bijvoorbeeld door rood-wit lint op die bureaus aan te brengen. Overigens, tussen bureaus kun je kuch/spatschermen van plexiglas plaatsen. Dan kun je collega’s of klanten wel zien, maar je bent toch beschermd. Ze zorgen voor een veiliger gevoel op kantoor. Die schermen zijn te verkrijgen als staand model, maar ook hangend, met name voor balies kan dat een goede oplossing zijn.

Denk ook aan cirkels op de vloer rond het bureau, zodat er niet ineens een collega naast je staat.

Laat het Activity Based werken voorlopig even los

Veel organisaties zijn de laatste jaren overgegaan op ABW-concepten. Om teveel beweging in het 1,5 meter kantoor te voorkomen ligt het voor de hand dit concept voorlopig even los te laten en te kiezen voor de vaste werkplek. Een clean desk policy moet daarbij strikt gehandhaafd worden, omdat de schoonmakers overal goed bij moeten kunnen. Als tegemoetkoming kun je mensen opbergboxen bieden, waarin ze dingen kwijt kunnen als ze naar huis gaan.

Vergaderzalen

Vergaderruimtes waar een paar maanden geleden nog 8 of 16 mensen in pasten, kunnen in de 1,5 metersamenleving waarschijnlijk nog maar 4 tot 8 mensen herbergen. Je kunt de overbodige stoelen uit de ruimte halen, maar je kunt ook bijvoorbeeld stoelen onbruikbaar maken met afzetlint. Zo voorkom je dat mensen toch te dicht op elkaar gaan zitten.

De thuiswerkplek

Dit zijn heel simpele ingrepen die je kunt doen om de eerste maanden van de 1,5-metersamenleving door te komen. Terwijl het kantoor gebruikt wordt zullen geleidelijk meer zaken duidelijk worden, door de input die pandgebruikers. Zo zal het corona-kantoor langzaamaan duidelijker vorm gaan krijgen.

Geef dat vooral de tijd. Voor nu zijn waarschuwingsstickers en spatschermen even de realiteit van alledag. Vergeet bovendien niet dat mensen nog steeds volop thuis zullen werken. De werkplek thuis wordt dus blijvend een extensie van het kantoor. Mocht het nog niet gebeurd zijn, dan is het daarom verstandig om mensen een budget te geven waarmee ze die thuiswerkplek ook comfortabel en ergonomisch kunnen maken. Want je wilt niet dat je werknemers over een paar maanden klachten krijgen, die helemaal niets met corona te maken hebben.

Lezen

Tot slot. Misschien is het boek ‘Een nieuw begin. Een kompas voor een andere manier’ van Tony Crabbe een aanrader om in deze tijden te lezen. Crabbe is (bedrijfs)psycholoog en werkt als consultant voor onder meer Microsoft en Disney. Tony Crabbe nodigt je in het boek uit om deze periode van coronacrisis te zien als een nieuw begin: een unieke kans om te experimenteren met een andere manier van werken en leven. Een benadering die meer impact heeft, gezonder is en zorgt voor een blijvende verandering, ook in het leven ná de crisis.

Bron: https://www.coronakrant.nl/

Gerelateerd