21 april 2020

CoronaHRM

10 tips voor leidinggeven op afstand in turbulente tijden

Hoe wil jij dat jouw leiderschap in deze uitdagende tijd straks wordt herinnerd? Hoe kun jij juist nu je team op afstand het beste ondersteunen? Carola Boer van LeadUP Leiderschap en Team Ontwikkeling zet tien tips op een rij voor leidinggeven op afstand.

1. Communiceer, communiceer, communiceer

Wanneer mensen geïsoleerd zijn, zoals nu, is communicatie belangrijker dan ooit en kun je zelfs het best overcommuniceren. Zorg daarom dat je:

  • Regelmatig communiceert met transparante en consistente berichten.

  • Duidelijk bent over de ernst en potentiële impact van de situatie (zonder paniek te zaaien), manage de verwachtingen.

  • Eerlijk bent, ook als je het even niet meer weet.

  • Je niet inhoudt qua frequentie, mensen houden van regelmatige updates, ook als er niet echt nieuwe informatie is (ook dat is tenslotte informatie).

  • Je realiseert dat jij meer overzicht hebt dan een ander, dus wat voor jou duidelijk en logisch is, is dat niet altijd voor je medewerker.

  • Regelmatig 1-op-1-contact hebt, zowel telefonisch als met video, omdat dit helpt de persoonlijke verbinding te creëren.

2. Wees empathisch en positief

Als leider is het je verantwoordelijkheid om de zorgen van je team serieus te nemen, zeker in turbulente tijden. Zorg daarom dat je:

  • Menselijk bent; realiseer je dat het leven van je medewerkers behoorlijk op zijn kop staat.

  • Begrip en empathie toont voor de situatie van je medewerkers en de zorgen die ze hebben, niet alleen professioneel, maar ook persoonlijk. Ook al heb je geen antwoorden op hun vragen, bied een luisterend oor en probeer je in te leven.

  • Je werknemers serieus neemt. Voor de één is thuiswerken makkelijker dan de ander en sommigen hebben misschien zorgen over familieleden; maak het wendbaar voor ze.

  • Positief blijft, maar eerlijk; het is goed om signalen te blijven uitsturen dat je gelooft in een positieve toekomst, maar zorg ervoor dat je de zorgen of uitdagingen van je team niet bagatelliseert. Maar, je mag ook je zorgen delen. Dit maakt je menselijk en zorgt voor verbinding.

3. Accepteer de situatie en bepaal opnieuw hoe succes eruit ziet

Mensen maken zichzelf graag nuttig. Deze tijden vragen misschien om andere doelen en prioriteiten voor de korte termijn. Maak deze daarom (opnieuw) voor elk teamlid. Dan hebben je medewerkers weer houvast en kunnen ze vol energie aan de slag. Zo voegen ze waarde toe en kunnen ze voortgang boeken.

4. Creëer een ‘samen sterk’ gevoel

De informele gesprekken vinden nu niet meer ‘zomaar’ plaats bij het koffiezetapparaat of aan het bureau, daarom is verbinding creëren extra belangrijk. Je kunt bijvoorbeeld gezamenlijk, met je team, de dag beginnen met een virtuele ‘stand up’ meeting; geef teamleden elk twee minuten om te bespreken waar ze die dag aan werken en of ze hulp kunnen gebruiken. Je kunt ook een virtuele vrijmibo houden of één voor één de anderen uit het team de thuiswerkplek laten zien.

5. Creëer veiligheid voor een snellere ‘speed of recovery’

Natuurlijk moet je ervoor zorgen dat je medewerkers fysiek veilig aan het werk kunnen, maar ook psychische veiligheid is zeer belangrijk. Veiligheid en vertrouwen staan aan de basis van elk goed functionerend team. In crisistijd is het extra cruciaal een sfeer van vertrouwen te creëren. Alleen dan durven mensen zich uit te spreken en wordt kritische informatie gedeeld. Als iedereen binnen deze veilige omgeving durft te experimenteren en durft te zeggen wat wel en niet werkt, creëer je de juiste cultuur om jullie ‘speed of recovery’ te verhogen. De psychologische veiligheid is daarnaast ook dé basis voor creatief denken, wat we in deze tijden goed kunnen gebruiken.

6. Heb vertrouwen in je team

“Controle is goed, maar vertrouwen is beter.” In tijden van crisis is het zaak dat je je team juist de ruimte geeft en vertrouwt, ook al druist dat misschien in tegen je reflex. Het succes van je team hangt af van de mate van vertrouwen die onderling heerst. Je kunt niet over hun schouders meekijken. Je kunt daarom beter sturen op output (dat is iets anders dan de taken verdelen). Medewerkers zijn over het algemeen onvoorstelbaar eerlijk over wat ze wel en niet kunnen doen. Vertrouw daarop, en nog belangrijker: straal dat uit.

7. Creëer ritme in afstemmomenten

Een regelmatig ritme voor team- en 1-op-1-overleg geeft structuur, houvast en vergemakkelijkt de samenwerking. Wees daarom zichtbaar, als leider en als management team. Maak de afstemming met je team ‘heilig’ in je agenda. Probeer deze te handhaven en plan je andere afspraken daaromheen.

8. Ga met anderen samenwerken

Crisistijd is geen tijd voor eenzame vechters. Het is juist een kans om muren en denken in silo’s omver te werpen. Er gebeuren geweldige dingen als we samenwerken over grenzen van afdelingen en bedrijven heen, als we gebruikmaken van elkaars ervaring, knowhow en middelen. Denk in win-win.

9. Creëer ruimte voor innovatie en experimenteren

Het Chinese woord voor crisis bestaat uit twee tekens: één voor gevaar, het andere voor kans. In crisistijd ontstaan de beste innovaties: er is vaak weinig tijd om alles tot in de puntjes uit te denken en perfecte na te streven, het is belangrijker dat er een oplossing komt. Nu kun je dus perfect experimenteren en daar je ‘learnings’ uit halen. Nodig je mensen uit om mee na te denken over oplossingen en benoem dat experimenteren belangrijker is dan de perfecte uitvoering, dat houdt de snelheid erin. Als mensen de (mentale) ruimte krijgen om te experimenteren, gaan ze buiten de gebaande paden denken en komen ze vaak met onverwachte, goede oplossingen. Never waste a good crisis…

10. Investeer in jezelf

Realiseer je dat jij een voorbeeld bent voor je team. Het is daarom ook goed om voldoende tijd te investeren in het zorgen voor jezelf, zodat jij de beste versie van jezelf kunt zijn om anderen goed te kunnen leiden. Maak jezelf sterker, weerbaarder en productiever. Zorg voor ritme in je dag, let op je werkhouding en zorg voor voldoende beweging en buitenlucht. Realiseer je dat je bezig bent met zowel een sprint als een marathon. Nu je thuiswerkt is het verleidelijk om maar door te gaan en geen einde aan je werkdag te maken. Toch is het belangrijk regelmatig pauze in te lassen en te bepalen wanneer je werkdag stopt. Dit geldt ook voor online vergaderingen. Duren ze lang? Las dat een pauze in, zodat iedereen scherp blijft. De prijs van vermoeidheid is groter dan de meerwaarde van doorwerken. Gebruik deze periode dus ook om te investeren in je persoonlijke groei. Hoe ga jij straks op deze periode terugkijken? Hoe wil je dat jouw leiderschap in deze tijd straks wordt herinnerd? Neem de tijd om op jezelf te reflecteren: gun jezelf even stil te staan om te kunnen versnellen. Bron: https://www.coronakrant.nl/

Gerelateerd