Krijg je nog steeds een statisch verzuim pdfje aan het eind van de maand, terwijl je eigenlijk nu wilt sturen? Je bent niet de enige. Verzuimrapportages maken in 2025 een sprong van terugkijken naar vooruitkijken.
Waarom dit telt nu verzuim duurder én complexer wordt door hybride werk en mentale belastbaarheid. Nieuwe tooling en strengere privacyregels vragen om slimme, mensgerichte rapportages. In dit artikel lees je wat er verandert, welke KPI’s ertoe doen en hoe je met een plan voor 30, 60 en 90 dagen je rapportages snel naar een hoger niveau tilt.
Wat er echt nieuw is in 2025
De tijd van maandelijkse pdf’s is voorbij. Organisaties stappen over op dashboards die je elke dag gebruikt om te sturen. Niet meer samenvatten, maar handelen.
Belangrijke vernieuwingen:
Realtime dashboards in plaats van statische rapporten
Voorspellende signalen met duidelijke drempelwaarden, gevoed door slimme modellen
Kort verzuim apart en scherp in beeld, inclusief herhaalmeldingen en frequentie alerts
Sectorbenchmarks naast je eigen trendlijnen
Storytelling met minder tabellen en meer conclusies en acties
Privacy by design met geanonimiseerde cohort analyses in plaats van persoonsdetails
Koppeling van team en roostereffecten zoals werkdruk en overuren aan verzuimdata
Wat verdwijnt of schuift
Minder datadumps, meer besluitklare inzichten. Je krijgt eenduidige definities over alle systemen heen, zodat discussies over cijfers stoppen.
Zo verandert de focus:
Van output zoals aantal meldingen naar outcome zoals snellere en duurzame terugkeer
Standaardfilters op functie, shift, locatie en contracttype met waarborging tegen herleidbaarheid
Heldere definities van duur, frequentie en meldmoment als basis voor elk gesprek
KPI’s die ertoe doen en hoe je ze leest
Niet elke KPI weegt altijd even zwaar. Laat de context leidend zijn en kies een compacte set.
Kern KPI’s:
Verzuimpercentage versus meldingsfrequentie. Bij veel korte meldingen weegt frequentie zwaarder. Bij oplopende uren weegt percentage zwaarder
Gemiddelde duur en mediaan. Kijk of de staart korter wordt. Je wilt minder langdurige gevallen
Tijd tot eerste contact. Een snel en warm contactmoment verkort vaak de duur
Herplaatsings en werkhervattingsgraad. Volledig of gedeeltelijk. Alles wat helpt om passend werk snel te vinden telt
Welzijnsindicatoren zoals pulse of risico index naast verzuimcijfers
Caseload per leidinggevende en doorlooptijd van interventies om bottlenecks te zien
Data en privacy zonder gedoe
Privacy is randvoorwaarde. Je kunt veel sturen zonder onnodige details.
Zo pak je het aan:
Dataminimalisatie. Gebruik alleen velden die je nodig hebt voor preventie en re integratie
Juridische basis en DPIA. Weet wanneer dit verplicht is en leg keuzes vast
Aggregatieniveaus met minimale teamgrootte om herleidbaarheid te voorkomen
Betrek de OR of medezeggenschap vroeg en werk transparant en preventief
Leg helder uit aan medewerkers wat je meet, hoe lang en waarom
Je implementatie in 30, 60 en 90 dagen
Je hoeft niet te wachten op een groot project. Begin klein, leer snel, schaal door.
Dag 0 tot en met 30:
Voer een datakwaliteitsscan uit
Uniformeer definities
Kies je kern KPI set
Dag 31 tot en met 60:
Bouw een dashboardskelet
Draai pilots met twee teams
Richt een feedbackloop in
Dag 61 tot en met 90:
Rol breder uit
Zet governance neer met een eigenaar, overleg ritme en besluitregels
Onderhoud een lijst voor continue verbetering
Snelle winst:
Zet automatische alerts op drempels
Maak wekelijks een één pager voor het managementteam met trends, risico’s en acties
Voor leidinggevenden: zo lees en gebruik je het dashboard
Hou het simpel en besluitvaardig. Stel bij elk dashboard vijf vragen:
Wat wijkt af van de trend
Welke teams hebben herhaalmeldingen
Waar stokt de tijd tot eerste contact
Welke interventie past hier
Wie is eigenaar van de follow up
Acties die werken:
Korte, vaste check ins na ziekmelding en voor terugkeer
Roosteraanpassingen bij piekdruk en veel overuren
Vroegtijdig casemanagement met duidelijke rolverdeling
Korte gespreksscripts voor het eerste contact:
Verwachting zetten. Fijn dat je opneemt. Hoe gaat het met je vandaag en wat heb je nodig voor een goed herstel
Drempel verlagen. We kijken samen wat haalbaar is, eventueel met aangepast werk of uren
Afspraak maken. We spreken morgen kort bij voor een update en leggen vast wat we afspreken
Voor HR en Finance: koppelingen en rendement
Zonder koppelingen geen rendement. Maak de keten dicht.
Belangrijke integraties:
HR systeem, planning en rooster, salarisadministratie en arbodienst
Kosten per casus en cost of delay zichtbaar in één rapport
Businesscase die daling in duur en frequentie vertaalt naar besparing, inclusief vermeden overuren en lagere inhuur
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
Te veel metrics en te weinig actie. Kies zes kern KPI’s en maak elke week een actieoverzicht
Geen uniforme definities. Start met een datadictionary en borg deze in je systemen
Privacyrisico’s door kleine teams. Werk met ondergrenzen voor groepsgrootte en aggregeer slim
Rapporteren zonder ritme of eigenaar. Plan maandreviews en kwartaaldeepdives met vaste besluitpunten
Checklist voor je volgende rapportage
Heldere KPI set en definities
Realtime of ten minste wekelijkse update
Alerts op drempelwaarden
Actiekolom met eigenaar en deadline
Privacycheck met minimale groepsgrootte
Eén pagersamenvatting voor het managementteam
Verzuimrapportages verschuiven naar realtime, voorspellend en privacybewust. De focus ligt op korte, besluitklare inzichten en meetbare acties. Met een plan voor 30, 60 en 90 dagen maak je snel merkbaar verschil. Begin vandaag met één stap. Uniformeer je definities en zet een alert op meldingsfrequentie. Kleine verbeteringen geven grote impact.
Deze beweging vraagt om meer dan alleen nieuwe dashboards: het is een andere manier van werken. Wanneer leidinggevenden vaste ritmes om te sturen combineren met eenduidige definities, compacte KPI’s en privacy by design, ontstaat er rust in de organisatie en ruimte voor eerder ingrijpen. HR en Finance sluiten daarop aan door integraties te leggen, de businesscase zichtbaar te maken en interventies sneller te financieren. Zo wordt rapporteren weer een middel om te verbeteren, in plaats van een maandelijkse administratieve eindstreep.
Maak het concreet door vandaag nog drie keuzes te maken: bepaal de zes kern KPI’s waarop je per week acteert, leg vast wie eigenaar is van welke drempelwaarde en plan het eerste pilotoverleg met twee teams. Met die basis groeit je rapportage in een paar weken uit tot een stuurinstrument dat verzuim terugdringt, welzijn versterkt en besluitvorming versnelt.
