Ga terug
Partner

12 maart 2021

Ondernemer in beeld

Archive-IT: dé specialist in digitalisering en oplossingen om te archiveren

In de rubriek ondernemer/bedrijf in beeld bevraagt Brabant in Business verschillende ondernemers en bestuurders. Deze week een exclusief interview met Archive-IT. Orde scheppen in de digitale chaos.

Wie zijn jullie en wat doet jullie bedrijf precies?

Wij zijn Archive-IT, gevestigd te Reuver. Verder hebben wij nog vestigingen in Hoogezand, Brussel (BE), Briey (FR) en Brüggen (DE). Archive-IT streeft naar een papierloze werkomgeving. Dit doen wij onder andere door archieven van klanten in ons beveiligd pand op te slaan en beschikbaar te stellen via Scanning on Demand. Daarnaast digitaliseren we ook in groten getale papier. Maar daar stopt het niet, want digitaal archiveren is een zeer belangrijk focuspunt. Orde scheppen in de digitale chaos. Dit doen wij door middel van verschillende softwareoplossingen, die digitaal archiveren conform wet- en regelgeving mogelijk maken. We zetten slimme technologie in om documenten te classificeren en te rubriceren, zodat er een gedegen digitaal archief ontstaat. We structeren ongestructureerde data.

Hoe zijn jullie omgegaan met de corona pandemie?

Tijdens de corona pandemie hebben wij onze werkzaamheden gelukkig voort kunnen zetten. Waar mogelijk wordt thuisgewerkt om het aantal contactmomenten te beperken. Vergaderingen en klantbezoeken zijn zo veel mogelijk verplaatst naar Teams. Onze (potentiële) klanten werken ook thuis; daar ontstaan juist weer kansen voor ons. Organisaties komen erachter dat digitale toegankelijkheid belangrijker is dan ooit tevoren. Dat maakt men bewust dat digitaliseren onmisbaar wordt. Thuiswerken zal voor veel organsiaties ook na corona de norm blijven. Gestructureerde en goed geautoriseerde toegang tot alle documenten is dan juist belangrijk!

Komen er nog nieuwe dingen aan in jullie bedrijf?

Naast de activiteiten in Nederland, timmeren we ook internationaal hard aan de weg. Dit jaar zijn we gestart met de bouw van een opslag in Brüggen, Duitsland. We zijn reeds actief in Duitsland door een samenwerking met Zippel Jalema, in het oosten van Duitsland. Echter kunnen we door de bouw in Brüggen de Duitse markt in Nordrhein Westfalen bedienen. Daarnaast staan de ontwikkelingen van onze diensten en oplossingen nooit stil. Wij werken hard om onze klanten te voorzien van een gebruiksvriendelijke en up-to-date software om documenten te archiveren en te raadplegen. We integreren retentiebeleid binnen onze softwareapplicatie zodat wet en regelgeving (denk aan de GDPR) volledig is doorgevoerd voor onze klanten. Oók zijn we druk bezig met het kunnen leveren van een e-Depot als het gaat om digitaal archiveren binnen de overheid. Eigenlijk te veel om op te noemen!

Hoewel het digitale domein de toekomst heeft, is er nog steeds veel papier in de markt. Een markt die door Archive-IT zeker niet vergeten wordt. Begin 2021 is daarom het Archive Hotel gelanceerd. Een eenvoudige oplossing om je archief buiten de deur te plaatsen. We bieden vier kamers met ieder hun eigen kenmerken en mogelijkheden. Via de Kamer Keuzehulp worden een aantal vragen gesteld omtrent je archief. Dan wordt je toegewezen aan één van deze kamers. Via één klik op de knop vraag je een offerte aan die je binnen twee dagen in je inbox ontvangt. Met behulp van onze software, kun je je eigen archief registreren. Vervolgens wordt deze in ons archief geplaatst en gekoppeld aan een locatie zodat we het archief te allen tijde terug kunnen vinden.

Website Archive Hotel: www.archivehotel.com

Wat maakt jullie bedrijf zo uniek?

Naast dat we een jong bedrijf zijn met een hecht team, proberen we de lijnen met onze klanten kort te houden. Persoonlijke aandacht voor de klant, daar gaan we voor. Wij zoeken de juiste oplossing voor het probleem van de klant. Dat resulteert dat we niet één standaard pakket hebben om te archiveren, digitaliseren of digitaal archiveren. Daarnaast blinken we uit in onze hoge mate van informatiebeveiliging, zowel fysiek al digitaal. Denk aan certificeringen, bewustwording onder medewerkers, penetratietesten, CO2 blusgasinstallatie en nog véél meer. Alles wordt onder controle gehouden door onze Privacy & Security Officers, onder toezicht van onze Functionaris Gegevensbescherming.

Hoe zien jullie de toekomst voor je?

Positief! Digitale archivering krijgt een steeds belangrijkere functie bij organisaties. Het is ook digitaal niet meer aan de orde dat we maar alles gewoon opslaan en oneindig bewaren. Juist digitaal is het van belang dat dit goed ingericht wordt, zodat er compliancy ontstaat. Het mooie is dat dit ook steeds meer wordt ingezien. Niet alleen door organisaties zelf, maar ook door de overheid. Zo wordt gestimuleerd om een goed ingerichte omgeving te realiseren. Dat helpt ons enorm in de uitbreiding en professionalisering van onze oplossingen. Wij groeien dagelijks. Niet alleen met ons aanbod, maar ook qua internationalisering en de professionaliteit van ons bedrijf. Inspelen op ontwikkelingen in de markt is daarbij belangrijk. De toekomst voor Archive-IT is ook voor een groot deel gericht op de internationalisering. Waar Nederland grotendeels al digitaal werkt, is dat in het buitenland heel anders. Dat resulteert in een andere aanpak in ieder land waar wij opereren. Wij kijken de toekomst daarom met veel enthousiasme tegemoet. Er zijn volop kansen!

Hebben jullie nog een leuke tip voor onze lezers?

Ga eens na hoeveel papier er nog in de organisatie is. Onbewust stapelt dit zich steeds verder op waardoor je het overzicht verliest. Of werk je al digitaal en is het echt een chaos aan het worden? Zonde van de zoektijd naar dat ene papiertje in de kast of dat ene bestand op je computer. Tijd om daar verandering in te brengen en gestructureerd te werk te gaan!

Wat is kenmerkend aan jullie bedrijf?

Kenmerkend aan Archive-IT is:

  • flexibiliteit als het gaat om aanpak, planning en werkwijze. Geen klant is hetzelfde

  • Het jonge en hechte team van medewerkers

  • De focus op veiligheid en beveiliging van onze producten en diensten (denk aan ISO, AVG etc.)