Veilige digitalisering verhoogt efficiëntie

Dat de wereld in rap tempo digitaliseert is een feit. Organisaties, instellingen en consumenten; digitale systemen en oplossingen zijn niet meer weg te denken uit zowel onze werk- als onze privéomgeving. Efficiënter, doelgerichter én veiliger werken wordt steeds vaker een vereiste en helpt organisaties om boven zichzelf uit te stijgen. Maar hoe bereikt u dat? Digitalisering helpt. Digitalisering In veel organisaties zien we kasten met ordners, archiefruimtes vol met dossiers, opslagruimtes met dozen... en ga zo maar door. Daarnaast werken diezelfde organisaties tegenwoordig veel met digitale systemen. Denk bijvoorbeeld aan een Elektronisch Patiënten/Cliënten Dossier als we aan de zorg denken, een HRM-pakket op personeelsafdelingen zoals AFAS of Raet, een CRM/ERP-applicatie of een ander financieel, administratief systeem. Behoorlijk wat informatie-eilanden dus! Best of both worlds Een manier om die efficiëntieslag te kunnen bereiken is het combineren van de hierboven geschetste fysieke wereld en de digitale wereld. In de ideaalsituatie wordt het papier, met historische en belangrijke waarde, geïntegreerd met de nieuwe, digitale data. Dat kan bijvoorbeeld in het systeem waarmee huidig gewerkt wordt, of in een separate softwareoplossing. Daar biedt digitalisering het antwoord op. Door de bestaande, papieren informatie te digitaliseren en digitaal te ontsluiten ontstaat er één informatiecockpit. De voordelen? Wij zetten ze op een rijtje. ■Alle informatie 24x7 toegankelijk, óók buiten kantooruren- en muren ■Geen onnodige zoektijd meer in het archief ■Uitgebreide autorisatiestructuren mogelijk ■Geen risico op brand- diefstal, en/of waterschade ■Het zoekraken van een dossier of document is verleden tijd ■Digitale beveiligingsmogelijkheden in overvloede, zoals logging en versiebeheer ■U kunt uw archiefruimtes voor andere doeleinden inzetten. Digitaal het nieuwe normaal Digitalisering is één, maar digitale toegankelijkheid is een specialisme. Hoe zorg ik ervoor dat mijn digitale data op een juiste manier ontsloten wordt? Dat deze gegevens beschikbaar zijn voor degenen die daar de rechten toe hebben? Dat er wel of juist géén wijzigingen op digitale dossiers mogen plaatsvinden? Dat mijn digitale bestanden zodanig gedigitaliseerd worden dat dit kwalitatief hoogstaand is, voldoet aan alle wet- en regelgevingen en het digitale bestand jaren later nog steeds ondersteund wordt? Dat zijn allemaal vragen waar I-FourC u bij kan ondersteunen. Want digitalisering van privacygevoelige, persoonsgebonden informatie; dat vereist kennis en deskundigheid. Informatiebeveiliging Vakkundige digitalisering valt of staat met de mate van informatiebeveiliging. Het gaat vaak om bedrijf kritische, persoonsgebonden en privacygevoelige data en dat vereist informatiebeveiliging van het hoogste niveau. Vraagt u hulp bij de digitaliseringsslag om uw efficiency te verhogen? Controleer of uw leverancier het belangrijke ISO 27001 certificaat in bezit heeft; dé internationale norm voor informatiebeveiliging. Ook is het belangrijk dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht genomen wordt. Het hebben van een Functionaris ErvaringI-FourC helpt u graag met het vinden van de juiste antwoorden op uw digitaliseringsvragen. Onze ervaren adviseurs wisselen graag eens vrijblijvend met u van gedachte. **www.i-fourc.nl -  info@i-fourc.com – 077 7501100DIGITALISERING53 **