Home Thema'sCorona Een projectleider of een projectlijder in deze coronatijd?

Een projectleider of een projectlijder in deze coronatijd?

Door marketing

Als projectmanager moge het duidelijk zijn dat je in deze tijden een uitdaging hebt om je project gaande te houden en binnen de afgesproken kaders te begeleiden. De problemen die voor een projectleider normaliter het meest naar boven komen, liggen nu nóg meer op de loer; het ontbreken van samenwerken binnen projectteams (samenwerken), het overschrijden van normen ten aanzien van tijd, geld, kwaliteit en informatie (beheersen) en het ontstaan van knelpunten in de relatie van het project met de omgeving, met name richting opdrachtgevers, gebruikers en toeleveranciers (externe structuren).

Hoelang gaat deze situatie nog duren? Wat kunnen we vertragen op dit project? Welke prioritering is handig? Kunnen we activiteiten omgooien? De situatie geeft onzekerheid, en over het algemeen houden projectmanagers daar niet van. Controle is de basis van een goed project. Beheersbaarheid, daar draait het om.

Convergeren en divergeren

Gelukkig beschikken de meeste projectmanagers over een goed relativeringsvermogen en verantwoordelijkheidsgevoel. Het is dus zaak om de onzekerheid om te zetten in creatieve oplossingen, zodanig dat het project zijn voortgang blijft behouden. Convergeren naar nieuwe tussenresultaten als het moet en divergeren op momenten dat het kan. Dat is het devies voor projectmanagers.

Het betekent wellicht ook dat je als projectmanager niet louter focust op het project. Het kan immers zo zijn dat er projectoverstijgende maatregelen worden genomen, waarbij een andere rol (in het verlengde van je competenties en vaardigheden) van je wordt gevraagd dan normaal gesproken als projectmanager.

Nieuwe communicatiemiddelen

Om de samenwerking met opdrachtgevers en stakeholders (goed) te (be)houden zijn er andere communicatievormen en beheersing van het project nodig. Normaal gesproken heb je een project- en communicatiestructuur die ervoor zorgt dat je informatie met elkaar deelt. Mogelijk door middel van werksessies, focussessies, stuurgroepen of andere vormen waarbij notulen of actie- en besluitenlijsten worden bijgehouden. Nu deze fysiek wegvallen, zijn we toegewezen op communicatiemiddelen als Teams, Skype, Zoom of FaceTime.

In principe niks mis mee, alleen beschikt vaak niet iedereen over dezelfde faciliteiten en brengen de middelen in beginsel vaak aanloopproblemen met zich mee. Daarnaast loop je tegen praktische zaken aan, als: ‘onze bestanden op SharePoint synchroniseren niet met Teams’ of ‘mijn netwerk thuis is niet zo goed als ik wil videobellen’. De ‘Conference Call Bingo’ die over het internet circuleert is er niet voor niets…

Allemaal bekende uitdrukkingen die erbij horen wanneer je overgaat naar volledig ‘cloud werken’. Het is een overgang die tijd kost en is een implementatiefactor op zich. Maar, is het een reden om in paniek te raken? Nee, het heeft ook zijn voordelen. Autoritjes van twee uur enkele reis voor een overleg van een uur zijn er niet meer. De stap om elkaar te bellen wordt bovendien laagdrempeliger.

Een militaire operatie

Toch, door de maatregelen die zich snel opvolgen, begint planning en sturing soms een militaire operatie te worden. Zeker wanneer interne prioriteiten veranderen. Het is daarom goed om te schakelen tussen de verschillende niveaus (strategisch, tactisch en operationeel), zowel intern als extern, en prioriteiten met elkaar te delen. Zo kan iedereen zich hierop instellen. Openheid in eigen en andermans belangen en besluiten is dan ook de sleutel tot succes op dit moment.

Het maakt het ook gemakkelijk(er) om tussen verschillende niveaus (strategisch, tactisch en operationeel) te schakelen, zowel intern als extern. Dat is de enige wijze waarop je het project nu naar de gewenste haven kunt leiden. Het geeft vertrouwen en verstevigt het business partnership.Samen leren

Het zal niet altijd makkelijk zijn en soms ook een beetje eng, maar ook dat mag geuit worden naar elkaar. Samen leren op dit vlak is cruciaal.

Ik ben benieuwd hoe we omgaan met projecten na de coronatijd. Wat mij betreft is deze periode een mooie leerschool van wat wel en niet werkt in communicatiemiddelen en de huidige projectstructuren. En dat is toch ook wat het vak zo leuk maakt? Een mooie uitdaging voor projectmanagers om hun leid- en volgtechnieken uit te breiden!

Bron: https://www.coronakrant.nl/

Gerelateerde artikelen