Digitale chaos? Dat is verleden tijd!

Vroeger had iedere onderneming die ene archiefkast in de hoek van het kantoor, of een ruimte gevuld met archiefkasten en -dossiers vol met waardevolle informatie. Inmiddels is een digitale werkomgeving niet meer weg te denken binnen organisaties. Maar of die informatie nu in die oude archiefkast gearchiveerd wordt, of al volledig digitaal is: we bewaren het wel met een reden. Echter, is het pas waardevol als datgene wat we bewaren ook snel, veilig en efficiënt teruggevonden kan worden. Dát is waar de uitdaging begint.

Eén grote berg data

Even terug naar de realiteit: door het digitaliseren van dossiers wordt de fysieke chaos vaak verplaatst naar digitale chaos. De enorme hoeveelheid data die in de loop der tijd is ontstaan en die alleen maar groter wordt, zorgt vaak voor een ongestructureerde berg aan bestanden. Digitaal werken valt of staat met het makkelijk kunnen terugvinden van de juiste informatie op het juiste moment.

Metadata is een belangrijke factor bij het archiveren/opslaan van documenten. Door de juiste gegevens toe te kennen aan documenten (in alle soorten en maten) wordt de zoektijd aanzienlijk gereduceerd en kunnen documenten ook op een logische(-re) manier worden gebundeld tot informatiepakketten.

Slim archiveren

Door gebruik te maken van slim archiveren ontstaan nieuwe manieren om efficiënter te werken, maar zijn er ook tal van andere mogelijkheden. Herindelingen van dossiers, verbanden leggen over dossiers heen, uitgebreide OCR technologie en ga zo maar door. Er zijn een aantal stappen waardoor ongestructureerde data wordt getransformeerd tot gestructureerde informatie:

• Classificeren: het systeem herkent wat voor soort document het is;

• Extraheren: het systeem haalt relevante/belangrijke informatie uit de tekst;

• Indexeren: het overzichtelijk weergeven van de belangrijke informatie;

• Valideren: handmatige controle waarbij wordt gekeken of alle informatie correct is verwerkt.

Focus op informatiebeveiliging

Het gaat vaak om privacygevoelige- en bedrijf kritische informatie. Informatiebeveiliging is daarom een zéér belangrijke factor voor succesvol digitaal werken. Ongeoorloofde toegang tot informatie dient te allen tijde voorkomen te worden. Een lek in de beveiliging kan deze toegang in het gedrang brengen, data kan onbedoeld gedeeld, gemuteerd of zelfs verwijderd worden. Zijn er ook nog persoonsgegevens bij betrokken? Dan is er sprake van een datalek.

Bij digitale informatie dienen de juiste maatregelen genomen te worden om dergelijke risico’s te voorkomen, maar is het daarnaast van belang ervoor te zorgen dat de data wel te allen tijde toegankelijk is én blijft voor degene die wél geautoriseerd zijn. Zaken als de juiste certificeringen (bijvoorbeeld ISO 27001), Privacy- en Security Officers, een Functionaris Gegevensbescherming en een leverancier die daarmee volledig AVG compliant is; dát is waar de focus op moet liggen.

In de praktijk: AIR

Om die digitale chaos voor eens en altijd op te ruimen, is een investering in een goed werkend platform essentieel. Het programma AIR van Archive-IT, een zogenaamd Content Services Platform, wordt gebruikt voor het archiveren en beheren van dossiers, documenten en allerlei andere soorten vormen van informatie. Door koppelingen met andere systemen, geeft het u één overzicht van alle bestanden over een bepaald onderwerp en kunnen er per gebruiker/afdeling specifieke dwarsdoorsnedes gemaakt worden over al deze bestanden. Het beheren van bewaartermijnen, het delen én veilig opslaan van uw bestanden is met AIR volledig gewaarborgd.

Meer weten? Het team van Archive-IT wisselt graag met u van gedachten. Neem contact met ons op via info@archive-it.nl of 077 750 1100.